Confira como funciona essa ferramenta e como implantar na sua empresa para facilitar a rotina do RH.
O processo de admissão de um novo colaborador é bem burocrático, podendo levar muito tempo pelo processo de envio de formulários que precisam ser preenchidos, a conferência de dados, idas e vindas devido a necessidade de regularização de documentos, sanar dúvidas primárias sobre a empresa, benefícios, entre outros, além do arquivamento de toda essa documentação ocupando por muitas horas o time de RH e DP.
Com o avanço da tecnologia, consolidação do trabalho remoto e obrigações com a LGPD, lei geral de proteção de dados, o rh e as empresas perceberam a necessidade de rever seus processos, em especial e talvez o mais complexo, a admissão de novos colaboradores.
Com isso, o mercado de startups aumentou, olhando para o rh surgiu a admissão digital, sendo possível ser admitido em qualquer região do mundo de forma otimizada, personalizada fazendo parte do “employer branding” que muitas vezes se inicia no recrutamento e seleção.
E agora, será mesmo que é seguro, confiável, como funciona essa admissão digital?! Veja como é interessante.
O que é admissão digital?
Ao contratar um funcionário, conforme as Normas da CLT, a empresa deve ter o registro de todos os funcionários, o que inclui cópias de documentos solicitados no momento da contratação junto com outros formulários e fichas que são disponibilizados de acordo com cada segmento, cargo ou especificidades da empresa contratante.
É justamente neste momento que o colaborador começa a se sentir mais próximo da empresa, construindo uma relação sólida, motivacional sobre o seu futuro, e o que você menos quer é o desgaste dele e da sua equipe de RH.
O vai e volta de documentos, a conferência, a validação dos dados junto aos órgãos responsáveis requer uma atenção redobrada a fim de evitar multas ou complicações com processos trabalhistas , que podem ser a causa de maior estresse, nessas horas que podemos olhar para a admissão digital com mais atenção.
Essa transformação digital da admissão de novos colaboradores , todo o processo é realizado por uma plataforma de RH que possibilita que toda a documentação seja recebida online e armazenada em nuvem, organizando tudo no mesmo local para que a sua empresa tenha uma versão do documento com acesso fácil sempre que for necessário.
Quais os benefícios da admissão digital?
Por ser um processo todo online, essa ferramenta simplifica a admissão possibilitando que o RH foque mais nas estratégias sem tanta preocupação e tempo com as burocracias, válido citar também simplifica a vida do novo colaborador que não precisa mais tirar diversas cópias nem se deslocar até a empresa com risco de perda de documentos. Confira algumas vantagens da admissão digital:
Segurança
A gestão de documentos online é também assegurada pela LGPD, onde antes do envio da documentação pelo colaborador, é preciso aceitar os termos e consentimentos, assim os documentos são enviados e armazenados em nuvem compartilhados exclusivamente com o departamento de rh da empresa que contratou essa solução.
Você garante a proteção no armazenamento de todos os dados dos colaboradores, e ainda garante um acesso rápido, prático, centralizado e confiável para enviar as informações fiscais.
Inovação
Tecnologia é inovar e permitir que essa inovação esteja presente no processo de admissão, entrega mais valor como marca empregadora, personalizando todos os pontos de contato do novo contratado garantindo uma experiência positiva, tornando esse novo membro do time como defensor da marca.
Agilidade e sustentabilidade
Uma admissão tradicional de funcionários demanda tempo e desgasta a equipe e o novo colaborador. Com tudo feito de maneira online, as operações são muito mais rápidas e sustentáveis, já que você pode reduzir significativamente o uso de papel, dispensando a necessidade de armazenamento físico e causando menos danos ao meio ambiente.
Com a admissão digital você oferece mais autonomia para o novo colaborador, que será o protagonista da contratação, ele mesmo irá organizar, enviar e preencher todos os formulários necessários e, se caso precisar de alguma informação, conseguirá acessar virtualmente. Assim o processo fica mais ágil, permitindo que a empresa fique mais competitiva com processos mais rápidos e intuitivos.
Redução de riscos juristas
Os documentos digitalizados e o armazenamento em meio eletrônico são medidas legais que ajudam a diminuir falhas humanas, como a empresa não perde prazos e dados incorretos, pois pode acompanhar tudo em tempo real e conta com o trabalho especial de uma equipe altamente treinada que faz todo o atendimento do novo colaborador.
E sim, esse formato tem validade judicial, com base na lei Nº 12.682 sobre a elaboração e o arquivamento de documentos eletronicamente. Com isso, documentos digitalizados ou nato digitais tem validade para a contração e reduzem os riscos trabalhistas com: Menos falhas humanas; Melhor organização e controle da documentação; Não perde prazos; Garante a sincronização de informações nos órgão públicos evitando dados duplicados, documentos divergentes e outros.
Como ter e fazer a admissão digital na minha empresa?
Primeiro busque pela solução que melhor se enquadre no seu atual momento do RH e da empresa. Com essa definição, a implantação da plataforma e sua customização pode ser variada. Definida a plataforma e mapeado todo o processo de admissão você verá que simplificou sua vida e das pessoas seguindo o processo de admissão digital em apenas 5 etapas: :
Envio de convite para o candidato aprovado;
O candidato receberá o link para realizar o cadastro e iniciar o envio dos documentos;
Pela plataforma em nuvem, o novo colaborador aceita os termos de privacidade e inicia o envio das informações, documentos e ainda pode assistir a vídeos e ver templates criados por você para que o processo se torne mais personalizado e dinâmico;
Momento de conferir e válidas as informações enviadas. Aqui a yube, caso seja sua escolha da plataforma de admissão digital, faz tudo para você e notifica o candidato caso faltem informações, acompanha todo o processo garantindo que o prazo de envio de documentos seja cumprido com todos os documentos checados e aprovados;
Após todos os documentos validados, você insere o kit admissional, contrato de trabalho e outros termos para assinatura eletrônica;.
É possível ter todos os dados que precisa do novo colaborador, já conferidos e prontos para seguir com as demais demandas, em menos de 1 dia!
A admissão digital pode sim ser tranquila e simples, basta implantar esse processo estruturado no seu RH.
Se quiser mais informações sobre esse tema, a yube é especialista no processo de admissão, fale com a gente!
