Gestão de documentos digitais, entenda o que é e quais os principais benefícios para a organização

O que é gestão de documentos digitais?

Primeiro é preciso entender o conceito, essa é uma prática que tem como objetivo administrar toda a documentação de uma empresa de forma totalmente digital. O grande ganho dessa gestão é a otimização, que passa ser fundamental para o crescimento da organização.

A partir disso, todos os processos que envolvem documentos – inclusive contratação e desligamento de colaboradores – passam a ser 100% online.

A Medida Provisória n° 2.200-2 ampara a validade dessa documentação desde 2001. Dentre os principais ganhos dessa MP estão: a autenticidade, integridade e a validade jurídica de documentos digitais.

Qual a importância dessa gestão?

Realizar tal gerenciamento nas corporações têm um alto impacto operacional em diferentes setores da empresa, principalmente em atividades administrativa, mas também está presente no planejamento e nas tomadas de decisão.

Contratos, notas fiscais, relatórios, cadastros, entre outros são informações importantíssimas, independente do departamento. Uma vez que a empresa perde esses documentos físicos a consequência pode ser grande. Por isso, a gestão de documentos é fundamental, dessa forma evita e assegura a descentralização das informações.

5 benefícios da gestão de documentos digitais

A agilidade de qualquer empresa é melhorada com a gestão online dos documentos, todo o processo de armazenamento e procura ficam mais fáceis e dinâmicos. Abaixo elencamos os principais benefícios ao realizar a digitalização dessa gestão.

1. Redução de custos

A gestão de documentos físicos em uma empresa custa até 84% mais do que os digitais, e quando essa gestão é feita de forma ineficiente a receita da organização pode ser consumida em quase 10%.

Muitas pessoas acreditam que investir em tecnologia vai acabar tendo mais custo, mas isso não é verdade. Com a gestão de documentos digitais a corporação reduz custos em:

• Uso de papéis;

• Gastos com impressão;

• Espaço físico para armazenamento;

• Preservação e manutenção dos documentos;

• Transporte;

2. Responsabilidade ambiental

A gestão de documentos online diminui drasticamente o consumo, acúmulo e evita o desperdício de papel. Ao fazer essa economia sua corporação revela uma postura mais sustentável, o que traz mais credibilidade ao negócio.

3. Segurança

Por ser um processo 100% digital é possível restringir o acesso a determinados documentos para setores autorizados, o que garante sigilo, não sofre a deterioração do tempo, como no caso de papeis, e evita perdas.

4. Organização e armazenamento

Armazenar documentos em sua versão física pode se tornar um problema, principalmente para aquelas que estão há um bom tempo no mercado, o volume de papel é enorme e exige espaço. E ao procurar uma documentação o tempo para encontrá-la é grande, mesmo que os arquivos estejam organizados.

A Gestão de Documentos Digitais centraliza todos os documentos em um espaço virtual, reduzindo a necessidade de um ambiente físico e a organização fica sistematizada.

5. Rapidez e eficiência

Em apenas alguns cliques os colaboradores acessam os documentos de forma rápida e as operações tornam-se mais eficiente, o que garante uma entrega de resultados muito melhor.

Gerir documentos é inerente a qualquer empresa, independente do tamanho, por isso é fundamental fazer essa gestão online, evitando perdas de arquivos e garantindo que essa documentação esteja em segurança.