Descubra quais são as 5 etapas fundamentais em um processo admissional

A admissão de um novo talento vai muito além de um processo seletivo.

O processo de admissão é um trabalho que está sob responsabilidade dos times de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Essas equipes elaboram e definem estratégias que serão utilizadas para as novas contratações. O início se dá pela abertura, divulgação da vaga, recrutamento e seleção. Depois da escolha do perfil ideal, o processo continua internamente até o onboarding, passando por todas as etapas do processo admissional, que o legalizam para compor o quadro da empresa.

Importância de um processo admissional

É fundamental que a empresa crie uma experiência para esse novo talento, porque é como diz o ditado: “a primeira impressão é a que fica”.

Ao desenvolver um bom processo admissional é fundamental que a equipe de recrutamento e seleção encontre os requisitos e habilidades que a vaga necessita e que tenha a ver com a cultura da empresa. Assim, a chance da nova contratação ser assertiva e ajudar a empresa a conquistar seus objetivos é maior.

Além disso, um processo de admissão estruturado permite conhecer as novas pessoas, suas necessidades, assim como apresentar os processos da empresa e as políticas, fazendo com que a pessoa se integre mais fácil ao time e à cultura da empresa.

Etapas do processo admissional

Como já foi citado, esse processo tende a ter diversas etapas e por conta disso pode se alongar bastante com idas e vindas, tornando uma etapa “chata”, mas que pode ser facilitada com tecnologias aliadas à otimização, agilidade e previsibilidade desses processos.

Confira abaixo as principais etapas do processo admissional e descubra como otimizá-las.

1. Recrutamento e processo seletivo

Todo processo admissional começa pelo recrutamento e seleção, esta etapa pode ser realizada tanto pelo RH da empresa ou por uma consultoria externa.

O início ocorre com o descritivo da vaga e sua divulgação, nesta parte inicial é crucial que seja realizada de forma estratégica para atrair e selecionar os perfis adequados.

Em seguida, acontece os agendamentos de entrevistas, dinâmicas de grupos e alguns testes. A definição desta estratégia vai de acordo com o tipo da vaga a ser preenchida, mas a entrevista está presente em todos os processos seletivos.

O objetivo dessas ações é avaliar e escolher a pessoa que tenha os conhecimentos, habilidades e o fit cultural buscado.

É preciso deixar claro nesta etapa qual será a remuneração, o tipo de contratação, caso tenha benefícios, quais são eles, e todas as outras informações referentes ao trabalho e à empresa.

2. O Sim

A etapa mais aguardada: o Sim. Depois que o processo seletivo finaliza, os feedbacks se fazem necessários, independente da escolha do novo talento, dar o retorno para os finalistas aprovados e não aprovados é importante. Isso mostra cuidado, transparência além de potencializar a marca empregadora, conhecido também como employer branding. E para quem passou, começa o processo de admissão.

3. Envio e validação dos documentos

É nesta etapa que toda a documentação do candidato é solicitada. Por ser um processo burocrático que exige atenção e detalhamento, contar com uma empresa que otimiza este processo e centraliza todos os documentos em um só lugar – como a yube – é fundamental para garantir prazos, confiabilidade dos dados, entre outros.

Os documentos de admissão podem variar de acordo com o cargo e o tipo de contratação. O modelo PJ tem sido mais frequente e bem aceito nas empresas, no caso de CLT os documentos mais solicitados são:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• RG ou CNH;
• CPF;
• Carteira de inscrição no PIS/Pasep;
• Título de eleitor;
• Estado Civil do candidato (sendo considerados: solteiro, casado, divorciado e viúvo);
• Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;

Para comprovar situações junto a empresa, caso precise:

• Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe (caso seja obrigatório para cumprir a função, como: OAB e CREA);
• CNH em caso de profissões que demandem o trabalho com veículos;

Outros documentos que podem ser solicitados:

• Exame admissional: a realização do exame é importante para atestar que o contratado está apto mental e fisicamente para o trabalho;
• Abertura de conta: para receber o salário, entre outros. É um documento extremamente importante, concorda?
• Benefícios: podendo variar de acordo com a vaga em questão, mas independente disso, essas informações devem estar descritas no contrato de trabalho, além de ser um item importante no momento da admissão.

Com todos esses documentos em mãos, chega o momento de conferir, validar e caso precise, como mais de 96% das vezes, solicitar ajustes para a nova pessoa contratada. Com essas idas e vindas de tantos documentos, pede uma ajuda. Aqui vale dizer que a yube confere e valida a documentação em até 3h (horário comercial) e, caso seja necessário algum ajuste, tem um time que vai notificar e acompanhar para que a admissão digital seja 100% entregue dentro do prazo.

Nessa etapa de envio da documentação é importante o contratado estar atento, pois, segundo a legislação, existem alguns documentos que não podem ser solicitados pelo contratante durante o processo admissional. São eles:

• Certidão negativa de ações trabalhistas: documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
• Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do contratado, como: certidão negativa da Serasa, SPC ou cartório de protestos;
• Dados sobre antecedentes criminais. Salvo se houver expressa previsão legal ou regulatória, ou ainda, quando justificada pela natureza da atividade exercida;
• Exames que comprovem a esterilização ou gravidez;
• Exame de HIV;
• Documentos sem justificativa clara e coerente da necessidade do mesmo.

4. Preparação interna

Em paralelo a admissão, é necessário que a empresa esteja preparada para receber a nova contratação, criando contas para acesso aos sistemas que serão utilizados, disponibilização de equipamentos, registro no sistema de ponto. Enfim, deixar preparado tudo que será usado no dia a dia.

5. Onboarding

O momento de integração entre as novas pessoas ao time que fará parte e aos demais departamentos. Lembrando dos treinamentos necessários, apresentação das dependências, demonstração das ferramentas de trabalho e demais pontos importantes para uma melhor performance.

Agora é trabalhar e acompanhar as entregas, a qualidade de vida. Uma longa jornada que, para o RH, requer um cuidado em garantir a satisfação e dados atualizados.

Para além da admissão

Já citamos por aqui que as atividades do  estão relacionadas com documentações que vão além das necessárias para um processo de admissão. Confira quais são os principais documentos que estão presentes no dia a dia do DP:

• Atualizações de benefícios e outros documentos;
• Treinamentos;
• Recibos de equipamentos e outros;
• Acordos individuais, como prorrogação de horas;
• Cartas de recomendações, advertências, entre outros;
• Histórico clínico;
• Comprovante de pagamento de salário, vale transporte, reembolso e mais;
• Folha de ponto.

Todos esses, e muitos outros, são documentos que vão surgindo ao longo da vida das pessoas enquanto empregadas e estão presentes no dia a dia de um Departamento Pessoal. Por compreender essas necessidades, a yube te entrega mais que uma admissão digital, mas também a gestão digital completa de colaboradores.