Conheça mais sobre a prática que se tornou fundamental para as corporações.
É quase que diária a entrada de novos documentos em uma empresa, principalmente no setor de Gestão e Gente, que precisa administrar a documentação de todos os colaboradores.
Por isso, se faz cada vez mais necessário a gestão de documentos digitais. Além de ser uma maneira mais sustentável, prática e segura de armazenar esses arquivos.
O que é gestão de documentos digitais?
Primeiro é preciso entender o conceito, essa é uma prática que tem como objetivo administrar toda a documentação de uma empresa de forma totalmente digital. O grande ganho dessa gestão é a otimização, que passa ser fundamental para o crescimento da organização.
A partir disso, todos os processos que envolvem documentos – inclusive contratação e desligamento de colaboradores – passam a ser 100% online.
A Medida Provisória n° 2.200-2 ampara a validade dessa documentação desde 2001. Dentre os principais ganhos dessa MP estão: a autenticidade, integridade e a validade jurídica de documentos digitais.
Qual a importância dessa gestão?
Realizar tal gerenciamento nas corporações têm um alto impacto operacional em diferentes setores da empresa, principalmente em atividades administrativa, mas também está presente no planejamento e nas tomadas de decisão.
Contratos, notas fiscais, relatórios, cadastros, entre outros são informações importantíssimas, independente do departamento. Uma vez que a empresa perde esses documentos físicos a consequência pode ser grande. Por isso, a gestão de documentos é fundamental, dessa forma evita e assegura a descentralização das informações.
5 benefícios da gestão de documentos digitais
A agilidade de qualquer empresa é melhorada com a gestão online dos documentos, todo o processo de armazenamento e procura ficam mais fáceis e dinâmicos. Abaixo elencamos os principais benefícios ao realizar a digitalização dessa gestão.
Redução de custos
A gestão de documentos físicos em uma empresa custa até 84% mais do que os digitais, e quando essa gestão é feita de forma ineficiente a receita da organização pode ser consumida em quase 10%.
Muitas pessoas acreditam que investir em tecnologia vai acabar tendo mais custo, mas isso não é verdade. Com a gestão de documentos digitais a corporação reduz custos em:
- Uso de papéis;
- Gastos com impressão;
- Espaço físico para armazenamento;
- Preservação e manutenção dos documentos;
- Transporte;
Responsabilidade ambiental
A gestão de documentos online diminui drasticamente o consumo, acúmulo e evita o desperdício de papel. Ao fazer essa economia sua corporação revela uma postura mais sustentável, o que traz mais credibilidade ao negócio.
Segurança
Por ser um processo 100% digital é possível restringir o acesso a determinados documentos para setores autorizados, o que garante sigilo, não sofre a deterioração do tempo, como no caso de papeis, e evita perdas.
Organização e armazenamento
Armazenar documentos em sua versão física pode se tornar um problema, principalmente para aquelas que estão há um bom tempo no mercado, o volume de papel é enorme e exige espaço. E ao procurar uma documentação o tempo para encontrá-la é grande, mesmo que os arquivos estejam organizados.
A Gestão de Documentos Digitais centraliza todos os documentos em um espaço virtual, reduzindo a necessidade de um ambiente físico e a organização fica sistematizada.
Rapidez e eficiência
Em apenas alguns cliques os colaboradores acessam os documentos de forma rápida e as operações tornam-se mais eficiente, o que garante uma entrega de resultados muito melhor.
Gerir documentos é inerente a qualquer empresa, independente do tamanho, por isso é fundamental fazer essa gestão online, evitando perdas de arquivos e garantindo que essa documentação esteja em segurança.
